Características de la plataforma

Los requisitos que debe cumplir una plataforma como ésta son:

  • Conservar los datos de las facturas para el receptor. No es necesario conservar las facturas emitidas para el emisor, sino la "matriz" o Base de datos que permite generarlas.
  • Asegurar legibilidad en formato original.
  • Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.
  • En caso de emisión de factura electrónica: firmar electrónicamente la factura o delegar esta acción en un tercero o en el Receptor.

Esta última modalidad, denominada "facturación por terceros" es la que se adopta en la plataforma liberando a los usuarios de la posible complejidad de la firma electrónica. El uso de estándares es otra de las ventajas de la plataforma. Aunque las plantillas de las facturas son redefinibles, el sistema aporta el diseño de factura normalizada de ASIMELEC que facilita la digitalización de facturas cuando se imprimen en papel.

Internamente el sistema codifica las facturas en XML y permite su intercambio en UBL (una variante internacional de XML) y AEAT-CCI (otra variante de uso en España). Igualmente permite exportar las facturas como ficheros PDF, lo que permite su visualización con Adobe Reader. Desde el punto de vista de la funcionalidad, la plataforma permite editar “prefacturas” y albaranes que se pueden convertir a facturas cuando sea necesario, incorporándoles la fecha y el número de serie, y firmándolas electrónicamente. Otro aspecto reseñable es que la factura puede imprimirse y conservarse en papel por el receptor sin necesidad de imprimir códigos de barras PDF-417, ya que el documento electrónico siempre estará disponible en la plataforma, y accesible gracias a su código localizador. Los usuarios identificados en la plataforma (y asociados a una o más empresas, por ejemplo, en el caso de gestorías) pueden emitir facturas electrónicas y también recibirlas. El sistema gestiona una versión del libro registro de facturas emitidas y del libro registro de facturas recibidas, si bien estas tablas sólo incluyen la información de las facturas que se gestionan a través de la plataforma y deben completarse con las que se gestionan por otros medios. En definitiva, la herramienta constituye una solución sencilla y potente, que va incorporando nuevas funcionalidades al ritmo al que lo van requiriendo sus usuarios.